Si vous poser la question est-ce que l'informatique à une importance, beaucoup de gens vous répondront non. On ne peut pas juger quelque chose que l'on ignore. D'aucun pense que l'ordinateur et l'informatique sont uniquement réservés aux personnes savantes. Celle-ci n'est qu'une affirmation gratuite. C'est une opinion fausse que cela font de l'informatique. L'informatique n'est pas réservée aux analphabètes. Pour maîtriser l'outil informatique il faut nécessairement savoir lire et écrire. Si on doit faire la genèse des aspects positifs de l'informatique, des avantages de l'ordinateur on peut écrire toute une encyclopédie. Aujourd'hui nul ne peut ignorer l'apport de la science informatique dans nos vies quotidiennes. L'informatique intervient dans tous les secteurs de la vie d'une nation. Qualifier l'informatique de non importante, c'est ne rien savoir d'elle. Entant que science récente l'informatique a apporté un changement radical dans les actions de l'homme. L'informatique a révolutionné à point d'un titre l'entreprise humaine. Elle est de nos jours le socle, la cause principale de réussite de beaucoup de personnes.

Arrêter de nourrir des préjugés. Allez chercher des renseignements. Aller formez-vous. Vous remarquerez à la fin que c'est vous avez perdu du temps pour rien. Cesse d'être cet ignorant du 21e siècle.

Schématiquement l'ordinateur est composé de quatre parties essentielles:
- L'Unité centrale: où sont travaillées toutes les données
- L'écran ou moniteur: qui affiche les données travaillées au niveau de l'unité centrale
- La souris: elle permet la navigation
- Le clavier: il permet la saisie
- L'utilisateur
Techniquement un ordinateur est fonctionnel s'il regroupe trois éléments qui sont: - Le hardware ou partie physique. Des partie que l'on peut voir, toucher (clavier, la souris, etc) - Le software ou logiciel: C'est ici l'ensemble des programmes qui sont installés sur l'ordinateur

1.    Définition

L’ordinateur est une machine électronique permettant d’exécuter des traitements, de communiquer des informations, de stocker des données et des programmes pour les réutiliser.

2.    L’architecture de l’ordinateur

Quelque soit l’ordinateur, il est toujours composé :

­          d’une mémoire RAM

­          d’une unité de contrôle

­          d’une unité de traitement arithmétique et logique

3.    Les périphériques de l’ordinateur

Ils ont pour but de saisir ou de lire les informations en destination de la mémoire RAM. Ce sont :

­          Le clavier

­          La souris (aide le clavier pour l’exécution de certaines tâches)

­          Le disque dur (lecture et stockage de données)

­          La disquette (lecteur et stockage de données)

­          L’écran ou le moniteur

­          Le scanner (unité qui permet de transmettre des images dans la machine)

­          Le lecteur de CD-ROM

­          Le graveur (permet d’écrire des informations sur le CD-ROM)

­          Le lecteur de DVD

­          L’imprimante (imprime les résultats fournis par l’ordinateur sur un support)

Les logiciels

Les logiciels sont des programmes conçus pour faire des traitements de données.

Il existe plusieurs types :

­          Les logiciels de comptabilité et gestion (Ciel - Comptabilité)

­          Les logiciels PAO (Publisher, Photoshop.)

­          Les logiciels Système de Gestion de Base de Données (SGBD Access par exemple)

­          Les logiciels de programmation (Visuel Basic)

­          Les logiciels de traitements de texte. Ce dernier point constitue l’objet de notre étude. Il s’agit d’apprendre au stagiaire le logiciel de traitement de texte généralement connu sous l’appellation WORD.

MICORSOFT ACCESS est un logiciel de création des bases de données. La base de données permet la gestion des informations assez larges et complexes.Gestionnaire de base de données, Access est mieux adapté que Excel pour gérer de très longs tableaux. Sur Access tout se fait à partir des tables, des formulaire, des requêtes et autres etats.
COMMENT DEMARRER LE PROGRAMME MICORSOFT ACCESS?(voir la partie introductive MS WORD)

Un système de gestion de base de données permet de définir la structure de vos données, de les utiliser et de les traiter comme bon vous semble et de les contrôler.

Dans une base de données MS Access, les principaux objets sont les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules.

1.3.1. Une table :

Une table est un objet que vous définissez pour stocker vos données. Chacune contient des informations se rapportant à un seul et unique sujet, tel que les clients, les commandes, une fiche de suivi ...

Les tables sont constituées d’enregistrement. Chaque enregistrement est constitué de champs (ou variable) qui comprennent différentes données du même type, tels que les noms de chaque clients ou leurs adresses. Les enregistrements comprennent toutes les informations sur un sujet donné. On peut faire le parallèle entre une table Access avec une feuille de calcul Excel, une ligne représente un enregistrement et chaque colonne est une variable ou un champ. 

1.3.2. Requête:

Une requête est un objet qui permet de visualiser de façon sélective les données issues d’une ou de plusieurs tables (sélection, mise à jour, ajout ou suppression).  Les requêtes donnent une vue de la base de données.

1.3.3. Formulaires:

C'est un objet dont la fonction principale réside dans le contrôle et la saisie de données (masque de saisie) dans l'application. Les formulaires s'utilisent  pour présenter les données issues des requêtes ou des tables. Un formulaire peut contenir un ou plusieurs sous formulaires.

1.3.4. Etats:

Un état  un objet qui met en forme, calcule, imprime et comptabilise les données sélectionnées. Les états permettent la visualisation d'un ou plusieurs documents sur l'écran avant l'impression.

1.3.5. Macros:

Une macro est une définition de structure, composée d'une ou plusieurs instructions à effectuer, en réponse à un événement.

1.3.6. Module:

C'est un formulaire programmable à partir de Microsoft Basic. Les modules offrent plus de souplesse pour la définition des actions que les macros et permettent de déceler des erreurs, chose impossible avec les macros.

 Création d’une nouvelle base de données

·    

• ·      Lancer MS Access Xp à partir de du  bouton Démarrer, puis Tous les programmes.

• ·      Sélectionner dans le menu Fichier, la commande Nouveau ou cliquer sur l’icône « Nouvelle base de données » dans la barre d’outils « Base de données »
• ·      Choisir de créer une base de données vide
• ·      Donner un nom à la base par exemple : suivi.mdb. .mdb est l’extension des fichiers Access comme .doc pour Word et .xls pour les fichiers Excel. Vous venez de créer votre base de données vide sur le suivi.

La fenêtre Base de données s’ouvre. Tous les objets de la base de données qui seront créés (tables, formulaires, requêtes, états …) seront dans cette fenêtre. 

On accède à chaque catégorie en cliquant sur l’onglet correspondant à gauche (Table, Etats …)

2.3.1. Création d’une table

• ·      Cliquer sur l'onglet "Tables" de la fenêtre Base de données
• ·      Cliquer sur « Créer une table en  mode Création »

• ·      Ou Cliquer sur le bouton
• ·      Positionner le curseur dans la première ligne de la zone nom de champ
• ·      Introduire le nom du premier champ (Mnémonique), dans l’ exemple: "CodeCS"
• ·      Dans la partie "Type", choisir "Numérique" en cliquant sur la flèche à droite de la colonne
• ·      Passer aux lignes suivantes pour introduire les autres champs. A la fin la fenêtre doit ressembler à l’image ci-après.Descriptions de l'écran
  La barre Titre
  La barre titre de l’application permet de gérer l’affichage du programme Access.
  La barre de Menus
  Access met à votre disposition toute une série de commandes vous permettant de travailler. Nous
  détaillerons progressivement tout au long de ce cours les différents menus contenus dans cette
  barre.
  La barre d’outils
  La barre d'outils contient des icônes permettant d'activer rapidement des commandes se trouvant
  dans l'arborescence des menus. Nous les détaillerons également tout au long du cours.
  La fenêtre de la base de données
  La barre titre de la base de données permet de gérer l’affichage de la fenêtre.
  Les onglets
  Active la gestion des tables, des requêtes, des formulaires, des états,
  des macros et modules

LES BASES DE DONNEES
Access permet de gérer toutes informations à l'aide d'un fichier unique appelé base de
données

Règles
L’élaboration d’une base de données est un travail d’analyse méthodique qui prend du temps
mais qui, à long terme, en économise beaucoup plus.
Pour bien comprendre le processus de création d’une base de données, il faut différencier la
manière dont vous utilisez les données, de la manière dont un système de gestion de base de
données relationnelle, tel que Microsoft Access, les stocke.
Créer une base de données consiste donc à établir la liste des données que devra contenir la
base, puis à les regrouper par thèmes.
Les principales phases de la création d’une base sont :
Définition de l’objectif
Définition des tables
Définition des relations
Définition des masques de saisie (les formulaires)
Définition des listes de sortie (les états)
Définition des liens entre les différents éléments de sa base (les macros)

LES TABLES
Une table est une structure que l’on définit afin de recevoir des informations traitant d’un même
sujet. Composée de champs elle définit les règles de validation de ceux-ci. A l’utilisation elle
contiendra les données rentrées relatives à la table.
Règles

Règles
Lors de la création d'une structure de table, vous avez à préciser :
nom du champ : détermine l'identifiant du champ dans votre table
type de données : détermine le genre d'information qu'il contiendra
propriétés du champ : détermine le format et options du champ
description : information affichée dans la barre d'état lors de la saisie
Remarque
• Le changement de nom d’une table ou d’un champ dans une table, ne se fait pas
dynamiquement. Vous devez le modifier manuellement dans tous les éléments de votre
base de données.

Description des tables
Pour une utilisation optimisée et une maintenance simplifiée, les informations rentrées dans les
tables devront suivre des règles précises.
Nom du champ
Nom physique du champ dans la table repris pour toute inclusion ou test de celui-ci au niveau
d’Access.
Le nom ainsi associé doit être le fruit d’une réflexion afin qu’il soit court et bien représentatif de
son contenu et de son contexte dans la base de données.
Type de données
Détermine le type de valeurs autorisées dans le champ ainsi que l’espace alloué aux valeurs du
champ.
Texte : type alphanumérique pouvant aller jusqu'à 255 caractères.
Mémo : 32.000 caractères.
Numérique : de 1 à 8 octets (byte).
Date/Heure : 8 bytes.
Monétaire : 8 bytes. N'utilisez pas le type de données numérique pour les
valeurs monétaires car la partie décimale risque d'être
arrondie.
Compteur : nombre séquentiel de 4 bytes.
Oui/Non : valeurs booléennes 1 bit valeur choisie entre deux.
(vrai/faux).
Liaison OLE : objets (graphisme/dessin ou table pouvant être lié ou
incorporé) créés dans un autre programme jusqu’à 128 mégabytes.
Descriptif
Commentaire apporté au champ et affiché dans la ligne d’état lors de la saisie des informations
en mode table et formulaire.

Propriétés du champ
Les propriétés du champ définissent les règles de validation destinées à accueillir les données
saisies dans les champs.
Taille du champ
Définit le nombre de caractère pour les données de type Texte (1 à 255) et pour les données de
type Numérique (1 à 8 bytes)

Format
Nbre général : affiche le nombre tel qu'il a été rentré.
Monétaire : ajoute le signe monétaire devant le nombre et un séparateur
entre les milliers et les centaines.
Fixe : détermine le nombre de décimales.
Standard : ajoute un séparateur entre les milliers et les centaines.
Pourcentage : ajoute le signe % et multiplie le chiffre par cent.
Scientifique : stocke le nombre en base 10.

Autres propriétés
Décimale : détermine le nombre de décimales souhaité de 0 à 15.
Masque de saisie : définit un masque de saisie pour les champs de type texte
uniquement.
Légende: : information reprise pour les En-têtes de colonnes des tables et
des requêtes ainsi que pour les étiquettes des formulaires et
états.
Valeur par défaut : valeur automatiquement reprise pour un nouvel
enregistrement.
Valide si : définit les valeurs acceptées.
Message si erreur : permet d’envoyer un message lors de saisie d’informations
erronées si la propriété Valide si est renseignée.
Null interdit : permet de rendre la saisie du champ obligatoire.
Chaîne vide autorisée : permet de rentrer une chaîne vide pour les champs de type
caractère.
Indexé : permet de définir un indexe de recherche.

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