• MICORSOFT ACCESS

    MICORSOFT ACCESS est un logiciel de création des bases de données. La base de données permet la gestion des informations assez larges et complexes.Gestionnaire de base de données, Access est mieux adapté que Excel pour gérer de très longs tableaux. Sur Access tout se fait à partir des tables, des formulaire, des requêtes et autres etats.
    COMMENT DEMARRER LE PROGRAMME MICORSOFT ACCESS?(voir la partie introductive MS WORD)

    Un système de gestion de base de données permet de définir la structure de vos données, de les utiliser et de les traiter comme bon vous semble et de les contrôler.

     

    Dans une base de données MS Access, les principaux objets sont les tables, les requêtes, les formulaires, les états, les macros et les modules.

    1.3.1. Une table :

    Une table est un objet que vous définissez pour stocker vos données. Chacune contient des informations se rapportant à un seul et unique sujet, tel que les clients, les commandes, une fiche de suivi ...

     

    Les tables sont constituées d’enregistrement. Chaque enregistrement est constitué de champs (ou variable) qui comprennent différentes données du même type, tels que les noms de chaque clients ou leurs adresses. Les enregistrements comprennent toutes les informations sur un sujet donné. On peut faire le parallèle entre une table Access avec une feuille de calcul Excel, une ligne représente un enregistrement et chaque colonne est une variable ou un champ. 

    1.3.2. Requête:

    Une requête est un objet qui permet de visualiser de façon sélective les données issues d’une ou de plusieurs tables (sélection, mise à jour, ajout ou suppression).  Les requêtes donnent une vue de la base de données.

    1.3.3. Formulaires:

    C'est un objet dont la fonction principale réside dans le contrôle et la saisie de données (masque de saisie) dans l'application. Les formulaires s'utilisent  pour présenter les données issues des requêtes ou des tables. Un formulaire peut contenir un ou plusieurs sous formulaires.

    1.3.4. Etats:

    Un état  un objet qui met en forme, calcule, imprime et comptabilise les données sélectionnées. Les états permettent la visualisation d'un ou plusieurs documents sur l'écran avant l'impression.

    1.3.5. Macros:

    Une macro est une définition de structure, composée d'une ou plusieurs instructions à effectuer, en réponse à un événement.

    1.3.6. Module:

    C'est un formulaire programmable à partir de Microsoft Basic. Les modules offrent plus de souplesse pour la définition des actions que les macros et permettent de déceler des erreurs, chose impossible avec les macros.

      

     

     Création d’une nouvelle base de données

    ·    

     

    Sélectionner dans le menu Fichier, la commande Nouveau ou cliquer sur l’icône « Nouvelle base de données » dans la barre d’outils « Base de données »

     

    ·      Choisir de créer une base de données vide

    ·      Donner un nom à la base par exemple : suivi.mdb. .mdb est l’extension des fichiers Access comme .doc pour Word et .xls pour les fichiers Excel. Vous venez de créer votre base de données vide sur le suivi.

     

    La fenêtre Base de données s’ouvre. Tous les objets de la base de données qui seront créés (tables, formulaires, requêtes, états …) seront dans cette fenêtre. 

     

    On accède à chaque catégorie en cliquant sur l’onglet correspondant à gauche (Table, Etats …)


     

    II.3. Création d’une nouvelle base de données

    • ·      Lancer MS Access Xp à partir de du  bouton Démarrer, puis Tous les programmes.

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    • ·      Sélectionner dans le menu Fichier, la commande Nouveau ou cliquer sur l’icône « Nouvelle base de données » dans la barre d’outils « Base de données »
    • ·      Choisir de créer une base de données vide
    • ·      Donner un nom à la base par exemple : suivi.mdb. .mdb est l’extension des fichiers Access comme .doc pour Word et .xls pour les fichiers Excel. Vous venez de créer votre base de données vide sur le suivi.

     

    La fenêtre Base de données s’ouvre. Tous les objets de la base de données qui seront créés (tables, formulaires, requêtes, états …) seront dans cette fenêtre. 

     

    On accède à chaque catégorie en cliquant sur l’onglet correspondant à gauche (Table, Etats …)


    II.4. Les tableS

    2.3.1. Création d’une table

    • ·      Cliquer sur l'onglet "Tables" de la fenêtre Base de données
    • ·      Cliquer sur « Créer une table en  mode Création »

     

     

    • ·      Ou Cliquer sur le bouton
    • ·      Positionner le curseur dans la première ligne de la zone nom de champ
    • ·      Introduire le nom du premier champ (Mnémonique), dans l’ exemple: "CodeCS"
    • ·      Dans la partie "Type", choisir "Numérique" en cliquant sur la flèche à droite de la colonne
    • ·      Passer aux lignes suivantes pour introduire les autres champs. A la fin la fenêtre doit ressembler à l’image ci-après.Descriptions de l'écran
      La barre Titre
      La barre titre de l’application permet de gérer l’affichage du programme Access.
      La barre de Menus
      Access met à votre disposition toute une série de commandes vous permettant de travailler. Nous
      détaillerons progressivement tout au long de ce cours les différents menus contenus dans cette
      barre.
      La barre d’outils
      La barre d'outils contient des icônes permettant d'activer rapidement des commandes se trouvant
      dans l'arborescence des menus. Nous les détaillerons également tout au long du cours.
      La fenêtre de la base de données
      La barre titre de la base de données permet de gérer l’affichage de la fenêtre.
      Les onglets
      Active la gestion des tables, des requêtes, des formulaires, des états,
      des macros et modules

    LES BASES DE DONNEES
    Access permet de gérer toutes informations à l'aide d'un fichier unique appelé base de
    données

    Règles
    L’élaboration d’une base de données est un travail d’analyse méthodique qui prend du temps
    mais qui, à long terme, en économise beaucoup plus.
    Pour bien comprendre le processus de création d’une base de données, il faut différencier la
    manière dont vous utilisez les données, de la manière dont un système de gestion de base de
    données relationnelle, tel que Microsoft Access, les stocke.
    Créer une base de données consiste donc à établir la liste des données que devra contenir la
    base, puis à les regrouper par thèmes.
    Les principales phases de la création d’une base sont :
    Définition de l’objectif
    Définition des tables
    Définition des relations
    Définition des masques de saisie (les formulaires)
    Définition des listes de sortie (les états)
    Définition des liens entre les différents éléments de sa base (les macros)

    LES TABLES
    Une table est une structure que l’on définit afin de recevoir des informations traitant d’un même
    sujet. Composée de champs elle définit les règles de validation de ceux-ci. A l’utilisation elle
    contiendra les données rentrées relatives à la table.
    Règles

    Règles
    Lors de la création d'une structure de table, vous avez à préciser :
    nom du champ : détermine l'identifiant du champ dans votre table
    type de données : détermine le genre d'information qu'il contiendra
    propriétés du champ : détermine le format et options du champ
    description : information affichée dans la barre d'état lors de la saisie
    Remarque
    • Le changement de nom d’une table ou d’un champ dans une table, ne se fait pas
    dynamiquement. Vous devez le modifier manuellement dans tous les éléments de votre
    base de données.

    Description des tables
    Pour une utilisation optimisée et une maintenance simplifiée, les informations rentrées dans les
    tables devront suivre des règles précises.
    Nom du champ
    Nom physique du champ dans la table repris pour toute inclusion ou test de celui-ci au niveau
    d’Access.
    Le nom ainsi associé doit être le fruit d’une réflexion afin qu’il soit court et bien représentatif de
    son contenu et de son contexte dans la base de données.
    Type de données
    Détermine le type de valeurs autorisées dans le champ ainsi que l’espace alloué aux valeurs du
    champ.
    Texte : type alphanumérique pouvant aller jusqu'à 255 caractères.
    Mémo : 32.000 caractères.
    Numérique : de 1 à 8 octets (byte).
    Date/Heure : 8 bytes.
    Monétaire : 8 bytes. N'utilisez pas le type de données numérique pour les
    valeurs monétaires car la partie décimale risque d'être
    arrondie.
    Compteur : nombre séquentiel de 4 bytes.
    Oui/Non : valeurs booléennes 1 bit valeur choisie entre deux.
    (vrai/faux).
    Liaison OLE : objets (graphisme/dessin ou table pouvant être lié ou
    incorporé) créés dans un autre programme jusqu’à 128 mégabytes.
    Descriptif
    Commentaire apporté au champ et affiché dans la ligne d’état lors de la saisie des informations
    en mode table et formulaire.

     

    Propriétés du champ
    Les propriétés du champ définissent les règles de validation destinées à accueillir les données
    saisies dans les champs.
    Taille du champ
    Définit le nombre de caractère pour les données de type Texte (1 à 255) et pour les données de
    type Numérique (1 à 8 bytes)

    Format
    Nbre général : affiche le nombre tel qu'il a été rentré.
    Monétaire : ajoute le signe monétaire devant le nombre et un séparateur
    entre les milliers et les centaines.
    Fixe : détermine le nombre de décimales.
    Standard : ajoute un séparateur entre les milliers et les centaines.
    Pourcentage : ajoute le signe % et multiplie le chiffre par cent.
    Scientifique : stocke le nombre en base 10.

    Autres propriétés
    Décimale : détermine le nombre de décimales souhaité de 0 à 15.
    Masque de saisie : définit un masque de saisie pour les champs de type texte
    uniquement.
    Légende: : information reprise pour les En-têtes de colonnes des tables et
    des requêtes ainsi que pour les étiquettes des formulaires et
    états.
    Valeur par défaut : valeur automatiquement reprise pour un nouvel
    enregistrement.
    Valide si : définit les valeurs acceptées.
    Message si erreur : permet d’envoyer un message lors de saisie d’informations
    erronées si la propriété Valide si est renseignée.
    Null interdit : permet de rendre la saisie du champ obligatoire.
    Chaîne vide autorisée : permet de rentrer une chaîne vide pour les champs de type
    caractère.
    Indexé : permet de définir un indexe de recherche.


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  • Commentaires

    1
    Seyni
    Vendredi 13 Août 2010 à 11:14

    les modules de la formation doivent être imprimés et vendus aux élèves en formation. les modules imprimés vont permettre de se rappeller de quelques notions même si on dispose pas d'ordinataire

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